Logiciel de gestion en ligne : quand faire développer son SaaS sur mesure

Beaucoup d'entreprises tiennent leur activité dans un tableur, jusqu'au jour où celui-ci coince. Voici comment reconnaître ce moment, ce qu'un logiciel en ligne — ce que l'on appelle aussi un SaaS — change vraiment, et quand il vaut mieux s'en passer.

Ce dont on parle

Un logiciel de gestion en ligne est un outil de travail que l'on ouvre dans un navigateur. Rien à installer, rien à mettre à jour sur chaque poste. Chacun se connecte avec son compte, depuis le bureau, un chantier ou un téléphone, et tout le monde voit les mêmes informations au même moment.

C'est ce que le métier appelle un SaaS, pour software as a service : un logiciel qu'on utilise par abonnement au lieu de l'acheter et de l'installer. Le sigle est à la mode, mais il désigne une chose simple, celle que vous faites déjà avec votre messagerie ou votre banque en ligne.

Ce n'est pas un site vitrine, qui présente votre activité à l'extérieur. C'est l'inverse : un outil tourné vers l'intérieur, que vos équipes utilisent tous les jours, et parfois vos clients pour une partie seulement.

Les signes qu'un tableur ne suffit plus

Aucun de ces signes n'est grave isolément. Trois ensemble, et l'outil vous coûte déjà plus cher qu'un développement.

S'ajoutent deux limites moins visibles : le tableur est ouvert à tout le monde, sans distinction, alors que certaines informations ne regardent pas toute l'équipe ; et il ne prévient jamais de rien, alors qu'une échéance ou un stock bas mériterait une alerte.

Ce qu'on y met, en pratique

Un logiciel de gestion tourne presque toujours autour des mêmes besoins.

• Des fiches partagées. Clients, matériel, dossiers, adhérents : une seule source d'information, consultable par ceux qui en ont le droit, modifiable par ceux qui doivent.
• Un suivi d'activité. Où en est chaque dossier, qui s'en occupe, ce qui attend une réponse. C'est souvent la fonction qui change le plus la vie d'une équipe.
• Un planning ou des interventions. Qui va où et quand, avec ce qu'il faut emporter, consultable depuis le téléphone plutôt qu'imprimé la veille.
• Des documents générés tout seuls. Devis, bons d'intervention, attestations : écrits une fois dans l'outil, produits en PDF sans ressaisie.
• Un espace pour vos clients. Une partie séparée où ils suivent leur dossier ou déposent une demande, sans accéder au reste.
• Des chiffres à jour. Ce que vous recalculez à la main chaque mois, affiché en permanence.

Logiciel du marché ou sur mesure ?

C'est la première question à trancher, et la réponse honnête n'est pas toujours celle qui nous arrange.

Ce que cela coûte

Une première version utile se situe le plus souvent entre 2 000 et 15 000 €, à quoi s'ajoutent l'hébergement, le nom de domaine et les sauvegardes. Il n'existe pas de version à moins de 2 000 € : dès qu'un serveur tourne en permanence, le socle a un coût incompressible.

Le détail, les cas au-delà de 15 000 € et la comparaison avec les autres types de projets sont sur la page combien coûte un projet sur mesure.

Vos données vous appartiennent

Un logiciel de gestion contient ce que votre entreprise a de plus sensible : vos clients, vos prix, votre activité. Trois engagements valent d'être posés dès le devis, et nous les prenons.

• Un hébergement en Europe, soumis au règlement européen sur les données.
• Des sauvegardes automatiques, dont on vérifie qu'elles se restaurent : une sauvegarde jamais testée n'est pas une sauvegarde.
• Une sortie possible à tout moment. Vos données s'exportent dans un format ouvert, lisible par un tableur. Si vous cessez de travailler avec nous, vous partez avec.

Comment nous nous y prenons

Nous ne construisons jamais l'outil complet d'un seul bloc. Nous commençons par la partie qui vous fait perdre le plus de temps, nous la mettons entre vos mains, et nous ajoutons le reste ensuite — en sachant ce qui sert vraiment.

Cette façon de faire a deux avantages : vous voyez un résultat utilisable rapidement, et vous ne payez pas des fonctions que l'usage aurait écartées. Le périmètre de chaque étape est écrit avant de commencer, et le devis s'y tient.

Les questions que nous posons d'abord

Avant tout chiffrage, quatre réponses déterminent l'essentiel du projet.

• Combien de personnes l'utiliseront, et pour quoi faire ? Trois personnes qui partagent un suivi, ou quarante avec des rôles différents, ce ne sont pas les mêmes outils.
• Vos clients y auront-ils accès ? Ouvrir une partie à l'extérieur change la conception, la sécurité et le coût.
• Faut-il parler à un logiciel que vous avez déjà ? Comptabilité, caisse, réservation : c'est la partie la plus imprévisible, et personne ne peut la chiffrer sans regarder.
• Que se passe-t-il sans réseau ? Si vos équipes travaillent là où le réseau manque, il faut le prévoir dès le début ; ajouté après coup, cela coûte très cher.

Voir aussi les projets du studio.

Nous travaillons depuis le Tarn avec des entreprises, des associations et des collectivités, en Occitanie comme ailleurs en France. Un logiciel en ligne se conçoit et s'utilise à distance : la géographie n'est pas une contrainte.